DOKÜMAN YÖNETİM YAZILIMI

Doküman Yönetim Yazılımı: ISO Doküman Kontrolü, Revizyon ve Onay

Kalite dokümanlarında sorun dosyanın kendisi değil, yaşam döngüsüdür: kim hazırladı, kim onayladı, güncel sürüm hangisi, kim okudu? YBS doküman yönetim yazılımı bu döngüyü tek akışta yönetir: hazırlama, kontrol, onay, yayın ve revizyon; hepsi otomatik versiyon numarası, onay zinciri ve okuma kaydıyla.

20+ ISO standardı
100+ modül
Kodsuz tasarım
Sınırsız kullanıcı

Ücretsiz Demo Talep Edin İletişime Geçin

Doküman yönetim sistemi nedir; kalite dokümanlarında neden farklıdır?

Doküman yönetim sistemi (DYS), kuruluşun dokümanlarını merkezi olarak saklayan, sürümleyen ve erişimini kontrol eden yazılımdır. Genel amaçlı arşiv ve belge yönetimi çözümleri saklama ve aramaya odaklanır. ISO doküman kontrolü ise bunun ötesinde bir yaşam döngüsü ister: dokümanın kim tarafından hazırlandığı, kim tarafından onaylandığı, hangi sürümün yürürlükte olduğu, kime dağıtıldığı ve ne zaman revize edileceği izlenebilir olmalıdır.

YBS doküman yönetimi, kalite yönetim sisteminin doküman kontrolü ihtiyacına göre tasarlanmıştır ve iç denetim, düzeltici faaliyet, risk ve eğitim gibi kalite kayıtlarıyla aynı platformda çalışır.

ISO 9001 madde 7.5 dokümante edilmiş bilgi ne ister?

ISO 9001’in 7.5 maddesi, kalite yönetim sistemi için gerekli dokümante edilmiş bilginin oluşturulmasını, güncellenmesini ve kontrol edilmesini ister. Uygulamada bu şu anlama gelir:

Tanımlama: dokümanın başlığı, tarihi, yazarı ve referans numarası belli olmalı.
Gözden geçirme ve onay: yayımlanmadan önce yetkili kişilerce uygunluğu onaylanmalı.
Dağıtım ve erişim: ihtiyacı olan kişi, ihtiyacı olduğu yerde ve zamanda güncel sürüme ulaşabilmeli.
Değişikliklerin kontrolü: sürüm kontrolü yapılmalı, eski sürümler yanlışlıkla kullanılmamalı.
Saklama ve tasfiye: dokümanların okunabilir kalması ve süresi dolanların kontrollü şekilde ayrılması sağlanmalı.
Dış kaynaklı dokümanlar (müşteri şartnameleri, standartlar) tanımlanmalı ve kontrol edilmeli.

Doküman yaşam döngüsü: hazırlamadan revizyona

Hazırlama: doküman şablondan ya da mevcut dosyadan oluşturulur.
Kontrol: ilgili birim dokümanı gözden geçirir.
Düzeltme: geri bildirimler işlenir, sürüm numarası ve değişiklik özeti otomatik güncellenir.
Onay: rol bazlı, sıralı ya da paralel onay zinciri işletilir.
Yayın: doküman yürürlüğe girer ve ilgili birimlere duyurulur.
Revizyon: süresi dolan ya da değişen dokümanlar için revize süreci yeniden başlar; eski sürümler arşive iner.

YBS doküman yönetimi özellikleri

Otomatik versiyon numarası

Her değişiklikte sürüm numarası ve değişiklik özeti otomatik oluşur; “v3_son_FINAL_yeni” karmaşası biter.

Sıralı veya paralel onay

Rol bazlı onay zinciri; kimin ne zaman onayladığı kayıt altında.

Yayın sonrası duyuru

Yürürlüğe giren doküman ilgili birimlere otomatik duyurulur.

Okuma kaydı

“Bu dokümanı kim okudu?” sorusuna rapor ile cevap verilir.

Revize hatırlatma

Süresi dolan dokümanlar için otomatik hatırlatma gönderilir.

Arşiv ve izlenebilirlik

Eski sürümler arşive iner; geriye dönük izlenebilirlik korunur.

Yapay zekâ ile özet

30 sayfalık bir prosedürün yöneticilere özet sayfası saniyeler içinde üretilir.

Yürürlükteki dokümanlar ve denetim izi

Yayınlanan sürüm ile önceki sürümler ayrı tutulur; hangi dokümanın hangi sürümde yürürlükte olduğu her an görülebilir. Onay, dağıtım ve okuma hareketleri denetim izi olarak saklanır; belgelendirme denetiminde “bu prosedürün önceki sürümü neydi, kim onayladı?” sorusuna dakikalar içinde cevap verilir.

Doküman, süreç, risk ve DÖF ilişkisi

Doküman yönetimi ile iç denetim, uygunsuzluk, risk ve eğitim modülleri aynı veri tabanında çalıştığı için bir prosedür ilgili süreç, risk kaydı veya düzeltici faaliyetle ilişkilendirilebilir. Tüm kalite kayıtlarının nasıl birlikte çalıştığı için kalite yönetim sistemi yazılımı sayfasına bakın.

Standarda özel doküman setleri ve yazılım

Prosedür ve talimatları sıfırdan yazmak yerine standarda özel doküman setleriyle başlayabilirsiniz. Örneğin AS9100 doküman seti gibi setler kuruluşunuza uyarlanıp YBS doküman yönetimi ile birlikte revizyon ve onay akışına alınabilir. Desteklenen standartların tamamı için ISO kalite yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.

Standartlara göre doküman ve kayıt yönetimi

YBS ile nasıl başlarsınız?

İhtiyaç analizi: mevcut süreçleriniz ve hedef standartlarınız birlikte netleştirilir.
Kurulum ve uyarlama: hazır şablonlar kuruluşunuza göre uyarlanır, eksik akışlar kodsuz stüdyoda tasarlanır.
Veri aktarımı ve eğitim: mevcut doküman ve kayıtlar aktarılır, kullanıcılar eğitilir.
Canlıya geçiş ve destek: sistem devreye alınır, ekibimiz yanınızda kalır.

Neden YBS?

Doküman yönetimi, iç denetim, DÖF ve risk aynı platformda: dokümanlar kalite kayıtlarıyla birlikte yönetilir.
Kodsuz tasarım: form, liste, ekran ve iş akışlarını yazılımcıya ihtiyaç duymadan kendiniz uyarlarsınız.
Sınırsız kullanıcı, sınırsız modül, sınırsız veri: kullanıcı sayısı arttıkça lisans maliyeti büyümez.
Yapay zekâ desteği: tarif ettiğiniz süreç için dakikalar içinde modül taslağı üretilir.
Tek platform: kalite kayıtları ile ERP (üretim, stok, satın alma) aynı veri tabanında çalışır.
25 yılı aşkın ISO danışmanlık ve yazılım tecrübesi, yerel kurulum ve destek.

Sık sorulan sorular

Doküman yönetim sistemi ile elektronik belge yönetimi (EBYS) arasındaki fark nedir?

EBYS genellikle gelen-giden evrak ve resmi yazışma yönetimine odaklanır. ISO doküman yönetim sistemi ise prosedür, talimat, form gibi kalite dokümanlarının yaşam döngüsünü (hazırlama, onay, yayın, revizyon, dağıtım) yönetir. YBS ikincisine odaklanır.

ISO 9001'de doküman kontrolü için yazılım zorunlu mu?

Hayır. Standart yazılım şartı koşmaz; dokümante edilmiş bilginin kontrollü olmasını ister. Yazılım, bu kontrolü (sürüm, onay, dağıtım, erişim) manuel yöntemlere göre çok daha güvenilir ve izlenebilir hale getirir.

Revizyon ve onay süreci yazılımda nasıl işler?

Doküman değiştirildiğinde sürüm numarası ve değişiklik özeti otomatik oluşur, sıralı veya paralel onay zinciri işletilir, onaylanan sürüm yürürlüğe girer ve ilgili birimlere duyurulur.

Eski revizyonlara erişim ve iptal edilen dokümanlar nasıl yönetilir?

Eski sürümler arşive iner ve geriye dönük izlenebilirlik korunur; yürürlükteki sürüm ile önceki sürümler ayrı tutulur.

Kim hangi dokümanı görür, yetkilendirme nasıl yapılır?

Erişim rol bazlıdır; dokümanı kimlerin hazırlayabileceği, onaylayabileceği ve görebileceği tanımlanır.

Mevcut Word, Excel ve PDF dokümanlarımızı sisteme aktarabilir miyiz?

Kurulum sürecinde mevcut dokümanların sisteme aktarılması planlanır; kapsam ve yöntem demo ve ihtiyaç analizinde netleştirilir.

Doküman kontrolünü otomatiğe alın

Ücretsiz demoda bir prosedürün hazırlanmasından yayınına ve okuma kaydına kadar tüm akışı canlı görün.

Ücretsiz Demo Talep Edin İletişime Geçin